Por que nem sempre somos compreendidos no que comunicamos?

Isto ocorre porque o processo de comunicação é influenciado por diversas barreiras pessoais e ruídos bem como da incoerência entre as formas de linguagem verbal e não verbal. Algumas pessoas tendem a não lidar bem com essas diferenças e isso intensifica as barreiras da comunicação.

Diversos estudiosos do tema comunicação identificaram algumas barreiras comuns no processo, dentre elas:

- Audição seletiva: pessoas habitualmente criticadas por seu trabalho, podem ouvir do interlocutor algo como: "você fez um bom trabalho desta vez!", como uma crítica sarcástica, mesmo quando se tratar realmente de um elogio. Um líder pode desconsiderar a insatisfação expressa pelos empregados por 'achar' que as condições de trabalho são excelentes.

- Dificuldades de expressão: muitas vezes por não utilizar palavras adequadas ou por não saber transmitir uma ideia, o emissor não consegue se fazer entender. Esta dificuldade pode ser derivada também de diferenças culturais e barreiras de idioma.

- Sinais não verbais incoerentes: o tom de voz, as expressões faciais e as posturas do corpo podem auxiliar ou dificultar a comunicação. Por exemplo, o rancor que se traz de uma situação pode, sem qualquer intenção, ser transferido para um encontro sem relação alguma com a situação anterior. Uma pessoa que teve uma discussão em casa durante o café da manhã pode chegar no trabalho e descarregar nos funcionários, fazendo 'cara feia' e, sem querer, falar de forma alterada.

- Efeito das emoções: qualquer que seja a emoção que domine o estado de alguém - raiva, medo, tristeza, alegria, etc., influenciará a interpretação da mensagem. Se, por exemplo, estivermos num ambiente em que nos sintamos ameaçados em nosso poder ou prestígio, poderemos perder a capacidade de avaliar os sentimentos das mensagens que estamos recebendo e reagir defensivamente ou agressivamente.

- Falta de interesse e distrações: para que possamos trabalhar com eficácia, temos de deixar de lado muitas mensagens que recebemos. Nenhum de nós pode reagir a todos os sons ou gestos, mesmo que percebamos todos eles. Às vezes, no processo de afastamento do que não interessa a nós, algo que interesse também possa ficar de lado. Por exemplo, um garoto que dava falsos alarmes, um dia estava falando a verdade porém ninguém acreditou em sua mensagem pois as anteriores foram consideradas ruído. Da mesma forma, um líder que rotule toda atividade de 'urgente' pode achar que os liderados lentos em responder quando, realmente, houver uma emergência. Quando o receptor não incentiva o emissor a expressar suas ideias ou opiniões, isto leva o emissor a abreviar o assunto ou mesmo omitir a mensagem. E por não conseguir se concentrar no que o outro tem a dizer, o receptor perde boa parte do conteúdo transmitido.

- Comportamentos defensivos: se o receptor passar a encarar cada questão como uma acusação o crítica pessoal, suas respostas poderão tomar a forma de autodefesa, justificativa, hostilidade, agressividade, etc.

- Julgamentos precipitados: é a tendência a formar primeiras impressões sobre alguém. Devemos nos esforçar para adotar uma abordagem neutra antes de elogiarmos, condenarmos ou chegarmos a uma conclusão final a respeito de uma pessoa. Se estivemos julgando precipitadamente, estaremos 'colocando o carro na frente dos bois'. Tomamos partido primeiro para depois ficar procurando pistas que justifiquem nossa atitude.

- Projeção: é a tendência de se atribuir a outras pessoas alguns de nossos motivos e falhas. Se tenho tendência de ser preguiçoso, impaciente ou lento, etc, devo tomar cuidado para não projetar minha falha nas outras pessoas dizendo a elas que são lentas, preguiçosas ou impacientes quando, na verdade, é um comportamento meu.

- Diferenças de percepção: tanto o emissor quanto o receptor possuem referenciais desenvolvidos com relação aos seus conhecimentos, experiências, etc. Isto tudo leva a interpretações particulares de mensagens que não são claras e objetivas. As palavras, os atos e os fatos são percebidos à luz dos valores e das pressões ambientais do receptor.

Seus Valores Espelham Sua Filosofia de Vida

Toda decisão que você toma na vida é um reflexo daquilo que é importante para você!!!

Os valores - as coisas a que acreditamos e damos importância e que justificam e influenciam nosso comportamento, a forma como reagimos e tomamos decisões - estão baseados no nosso sistema de convicções e nas nossas atitudes, refletindo o que somos e porque fazemos o que fazemos. Os nossos valores modificam-se à medida que mudamos e que vamos incorporando experiências em nossas vidas.

Nossos valores específicos nem sempre explicam todas as nossas ações. Por exemplo, dois executivos que possuem família como valor mais importante:

um escolheu ser VP internacional de uma grande empresa e viaja de avião todos os Domingos à noite ou Segundas de manhã, voltando para casa na Sexta à noite ou no Sábado pela manhã. O outro era um gerente de fábrica de uma empresa química que recusara duas promoções que foram oferecidas a ele no ano passado, uma porque envolveria viajar muito e a outra  porque exigiria que ele se mudasse com a família.

Quando perguntado como cada um deles poderia colocar a "família" na mesma posição de importância porém com estilos de vida tão diferentes e escolhas, o VP disse que ele sustentava sua família. A esposa tinha a casa que sempre quis e a liberdade de ter um trabalho que não pagava muito, mas permitia que ela fizesse o que sentisse que fosse uma contribuição social importante. Os filhos podiam frequentar as melhores escolas, em cuja visão ele e a esposa confiavam.

O gerente de fábrica disse que, para ele, a família ser o mais importante significava "que eu chego em casa para jantar com minha família cinco vezes por semana. Passamos o tempo juntos para fazer coisas que uma família faz ou, mais importante, para fazer tudo o que queremos fazer".

Quantas possibilidades existem para entender essa dicotomia? Será que o VP não estaria atento aos seus atos e o impacto sobre as outras pessoas?

Tendo conhecimento de nossos valores podemos compreender melhor nossos comportamentos e o estresse e as frustrações que experimentamos quando nossos valores são comprometidos. Consciente de nosso valores, podemos ajustar nossa vida de modo a harmonizá-los e a maneira como empregamos nosso tempo.

Armadilhas psicológicas: você tem mordido a 'isca'?

Quando falamos de auto-estima queremos dizer sobre a disposição de uma pessoa em ser competente para lidar com os desafios da vida. Ela é a base do comportamento assertivo no relacionamento com outros. Quando estamos bem conosco estabelecemos relações sadias e interdependentes, mostrando o 'eu' real. Quando a auto-estima está em equilíbrio, significa que a pessoa se dá devida importância e respeito, o quanto ela se sente confiante e o quanto gosta de si própria.

Em oposição, a baixa auto-estima nos direciona ao medo, às relações de dependência, ao uso de mecanismos de defesa (iscas) que mascaram o nosso verdadeiro 'eu'.  O modeo como as pessoas sentem e se comportam consigo próprias é determinante básico das atitudes e comportamentos nos relacionamentos pessoais e profissionais.

O auto-conceito (como nos vemos e nos percebemos) explica muito dos problemas que as pessoas tem relacionados com o aspecto profissional pois são derivados da forma como nos vemos, nos sentimos e nos comportamentos, fazendo com que adotemos os chamados mecanismos de defesa ('iscas') nos relacionamentos. Uma defesa provoca alívio temporário e é geralmente inconsciente e ela tem um custo e um benefício. Se o benefício é maior do que o custo, fatalmente a utilizaremos, ou seja, mordemos a isca. Alguns mecanismos de defesa mais utilizados pelas pessoas nas empresas são:

- postura de vítima ('coitado de mim'; 'você não gosta de mim'): o benefício em se fazer de vítima é que a pessoa nunca assume responsabilidade pois os outros são os culpados pelo que ocorre com ela. Ninguém pode culpá-la de coisa alguma e nem ela própria já que não é responsável pelo que lhe acontece.

- postura crítica ('eu não gosto de você, seu idiota'): o benefício de assumir este papel é o de observar somente o que os outros fazem já que a pessoa nunca olha o que ela mesmo faz, ela nunca erra.

- postura masoquista ('eu sou infeliz'; 'é minha culpa'; 'oh vida, oh céus'): a pessoa procura evitar não ser acusada. O benefício está em se culpar antes mesmo que alguém a culpe.

- postura de negação ('está tudo bem!'; 'não tem problema algum'): se a pessoa não tem problemas, não precisa resolver coisa alguma. O indivíduo cria um mundo fantasioso pois nega tudo. Assim, evita colocar a mão na massa.

- postura carente ('mais, mais!'): o benefício na adoção desta postura é a melhora da auto-estima por meio dos outros. A pessoa não precisa 'encher a bola' de si mesma. Pessoas assim precisam continuamente de reforço positivo, que 'joguem confete' nela, necessitam de elogios, entregando a responsabilidade do reforço da sua auto-estima aos outros.

- postura do bom samaritano: é a pessoa que a todo momento quer ajudar os outros. O benefício em assumir este comportamento é a de que ela não precisa resolver seus próprios problemas porque não tempo, já que está sempre ajudando os outros.

E aí, qual das 'iscas' você mais tem mordido atualmente?

Conversas Decisivas: Alavancando a Aprendizagem Individual e Organizacional

Pense num determinado projeto do qual participou e que os resultados ficaram aquém do previsto. Você percebeu que provavelmente isso aconteceria? Se a resposta for afirmativa, em quando tomou ciência disso?

Nas últimas décadas temos presenciado a evolução das tecnologias e dos sistemas de gestão de projetos. No entanto, pelo menos dois terços deles não atingem os resultados esperados. Essa proporção poderia ser melhorada se fosse dedicada mais atenção às interações que ocorrem entre duas ou mais pessoas, as chamadas conversas decisivas.

Uma conversa decisiva é uma conversa entre duas ou mais pessoas onde os riscos são elevados, opiniões variam e emoções afloram. Estas conversas, quando mal geridas, fazem com que as equipes e as organizações obtenham resultados muito abaixo dos desejados, desestimulando a aprendizagem individual e organizacional.

As principais situações que tendem a fracassar, quando não são abertamente discutidas pelas pessoas são:

Planejamento sem fundamentação em fatos

Problema enfrentado por aproximadamente 85% de líderes de projetos, nos quais prazos e orçamentos não são definidos pelos próprios líderes e sim por outros gerentes. Com o tempo, as pessoas começam a fraudar o orçamento e, se o líder não tiver uma conversa franca com a equipe e passar a se comprometer com estimativas irreais, a probabilidade de fracasso é alta.

Prioridades ignoradas

A alta administração pode ignorar processos formais de decisão, planejamento e definição de prioridades. Dessa forma, podem ser aprovados projetos para os quais não há recursos e a equipe não consegue entregar o resultado almejado, comprometendo a motivação.

Medo de se expor

Ocorre quando líderes de projetos ou membros da equipe deixam de comunicar riscos detectados que podem comprometer o prazo do projeto. Quando alguém se omite e espera que outro se manifeste antes para não ser culpado pelo problema, está sendo covarde. Quando se age dessa forma, o status e a revisão do projeto se tornam brincadeira. Todos nervosos e calados, vendo o projeto naufragar.

Erros na equipe

Membros da equipe que não comparecem às reuniões, não seguem a programação estabelecida ou carecem de competência para atingir os resultados planejados são fatais para o projeto “fazer água”. O vazio gerado pela falta de comunicação é logo preenchido por veneno, bobagem e distorção.

Quando você comunicar algo a alguém, reflita sobre os pontos abaixo:
- o que realmente desejo para mim mesmo?
- o que realmente desejo para os outros?
- o que realmente desejo para meu relacionamento?

Quanto mais rápido o problema for detectado, mais rápido conseguiremos retomar o diálogo positivo e menos grave serão as conseqüências. Se desejarmos melhores resultados em conversas decisivas, temos de mudar as histórias que contamos a nós mesmos, mesmo enquanto estivermos no meio da confusão.

Para ajudá-lo nessa jornada, reflita sobre as questões abaixo, que tem como objetivo fazer com que aumente seu autoconhecimento acerca de como você atua diante de uma conversa decisiva:

- Estou agindo da maneira que realmente gostaria?
- Estou buscando o silêncio ou a agressividade?
- Estabeleci objetivos mútuos?
- O que estou fingindo não saber sobre meu papel diante do problema?
- Estou verdadeiramente aberto às opiniões dos outros?
- Estou expressando minhas próprias opiniões com confiança?
- Como tomaremos decisões?

Se aprendermos a reconhecer quando a confiança corre risco e a conversa se torna decisiva e que precisamos tomar medidas para promover a confiança no sentido que todos contribuam efetivamente com suas informações relevantes, teremos condições de melhorarmos nossa forma de comunicação com os outros.